はじめに…
コロナウイルスの影響により、結婚式・結婚式二次会の延期や中止を余儀なくされた新郎新婦様、本当に悔しい思いをされたと思います。
当日に向けてたくさんの事を考え、長期間におよぶ膨大な準備、お仕事との両立、時にはお二人で衝突されたこともあったと思います。
それがこのような事態に陥り、決行を断念された…苦渋の決断だったと思います。
今後、コロナの終息はいつになるのか、延期することで改めて何をしたら良いのか、
いろいろと不安も多いと思いますが、絶対に諦めないで下さい。
結婚式は本当に素晴らしいものです
大変だった準備も、苦労したことも、悩んだことも、衝突した時間も、全て吹き飛ぶくらいステキな1日が待っています。
だから、今回のことで結婚式の実施を悩まれている新郎新婦様、是非結婚式に向けて再出発して下さい。
また、今後結婚式をお考えの新郎新婦様、不安な状況が続いておりますが是非この騒動が落ち着いた頃には結婚式を行って下さい。
Bridal Veilスタッフ及びパートナー一同、この状況を新郎新婦様と共に乗り切りたいと思います！
そこで、今後パーティをお考えの新郎新婦様へ、少しでもお力になれるよう【結婚式二次会幹事代行のプロが教える準備術】をご紹介していきたいと思います。
今や結婚式の総合サイトや情報誌でも準備についていろいろとレクチャーがありますが…
正直、あそこまで完璧にはできない！
っというか、ただでさえ結婚式の準備にお仕事にプライベートに、時間がいくらあっても足りないのに、ネットや情報誌に出てくるような二次会準備を行おうとすると本当に大変です。
ですので、最低限の準備で効率よく、またその準備を最大限の結果へ結びつけるような準備の進め方を、プランナー視点で紹介したいと思います。
第１回目はコチラ！
結婚式二次会会場又は代行業者へのお問い合わせ編
いざ、「結婚式二次会の準備に入ろう！」っと思っても何から手を付けていいか分かりませんよね。このブログでは二次会の準備に入るところからパーティ当日まで、回を分けて順番に準備術をご紹介していきます！
｜目次｜
１.お問い合わせからパーティ当日までのスケジュール
２.お問い合わせの準備
2-1：共通
2-2：ご友人に幹事を頼まれる方
2-3：幹事代行業者を頼まれる方
３.お問い合わせのポイント
3-1：共通
3-2：ご友人に幹事を頼まれる方
3-3：幹事代行業者を頼まれる方
１.お問い合わせからパーティ当日までのスケジュール
結婚式二次会の準備は大きく分けて以下の流れで進めていきます。
□ パーティ会場や代行業者へのお問い合わせ
↓
□ お下見（プラン説明や会場見学）
↓
□ 成約手続き
↓
□ ゲストへの二次会のご案内（招待状やメール）
↓
□ ご友人に幹事や司会・音響の依頼
（代行業者を利用の場合は省きます）
↓
□ お打合せ（幹事様&会場スタッフ or 代行業者）
↓
□ 映像や音楽の再生確認／人数や内容の最終決定
↓
□ 荷物搬入
↓
□ 当日
っという感じです。まずは、一番上のお問い合わせからスタートしましょう！
２.お問い合わせの準備
お問い合わせをするうえで、以下のことをお二人で確認・決定して下さい。
▼2-1 共通の準備
ご友人に幹事を頼まれる方も幹事代行業者を利用される方も、どちらのパターンでも共通する準備項目となります。
◇ 日程
日にちは問題ないと思いますが、よく迷われるのは二次会の開宴時間。
当日に挙式・披露宴を行う方はお開きの時間を事前にプランナーさんに確認しておきましょう。よくあるパターンはお開きの時間からだいたい１時間後に披露宴会場を出ることが可能です。そこから、二次会会場への移動時間＋準備30分＋受付30分＝二次会開宴時間 となります。
※二部制をとっている二次会会場もあります。会場により異なりますが【17:00スタート or 20:00スタート】が多いようです。
二部制だった場合はどちらが希望(可能)か検討しておきましょう。
◇ 二次会会場のエリア
利便性やゲスト様の交通の便、また二次会はお開きの時間が遅くなることもあるので治安のことも考えると良いと思います。
選択肢を増やすためパーティ会場の多い主要駅エリアもオススメです。
当日に披露宴を行う方は、自分達や披露宴から二次会に参加するゲスト様の移動時間もエリアを選ぶうえでのヒントにしましょう。
◇ ゲストの人数（キャパ）
人数はだいたいで結構です。披露宴から何人位呼ぶのか、二次会に何人位声を掛けるのか、この時点でかるーくリストアップしてしておくと後々楽になります。
「何人参加する」っというよりも「何人に声を掛ける」ということを確認しておきます。10～20人位の幅で【最低◯人／最大◯人】と言えるとベスト！
ちなみに一概には言えませんが、声を掛ける人数の7～8割が出席人数で落ち着くことが多いようです。
◇ 会場の最低条件
もちろん二次会で何をするのかにより変わりますが、まだこの段階では具体的になってないはず。ですので基本的な設備は何が必要かを思い浮かべておきましょう。
主には【マイク・音響・映像・控え室・クローク】などです。
あとは、【着席 or (半)立食】【大皿 or ビュッフェ】や譲れないポイントなど(ウエディングケーキの有無や楽器演奏の希望など)を整理しておくと良いでしょう。
《ここからは、ご友人に幹事を頼まれる方と代行業者を利用する方で準備が変わります》
▼2-2 ご友人に幹事を頼まれる方
WEBサイト(パーティ会場のホームページやゼクシー・ぐるなびウエディング等のまとめサイト)や友人・知人の評判を聞きパーティ会場を絞り込みます。上記で整理した内容をもとに3～5会場程絞っておきましょう。
完璧に条件が合う会場は少ないと思いますので、譲れる点・譲れない点をはっきりしておくと良いでしょう。
WEBサイトにおいての候補会場選びのポイントは、
□ プラン情報や写真点数などサイトの内容が充実している
→二次会等のパーティに力を入れている会場が多く、対応がしっかりしています
□ 会場の掲載ページを最後までチェックする
→サイトによって掲載金額で検索順位が変わります。が、広告費をかけれなくても良い会場はたくさんあります。大変ですがしっかりチェックしましょう
□ パーティ風景の写真が多い
→実際に多くの二次会をされている証拠です。経験値が高いと考えられます
□ 上記ポイントに矛盾しますが、ソフト面がとにかく重要！
→WEBサイトから会場のハード面は読み取れますが、料理や接客のクオリティやスタッフさんの対応など、新郎新婦様やゲスト様をお祝いする気持ちやホスピタリティはなかなか読み取ることができません。
こればっかりは実際に足を運ぶしか方法がありませんので、少しでも気になる会場は下見の候補に入れておきましょう。
※会場のまとめ系WEBサイトにて、会場ページの写真の撮り方やプラン内容の書き方が似ている複数の会場は、二次会代行業者が問い合わせを管理している事があるようです。ご友人に幹事を任せることが決定している方は、他の手段を使い直接会場に繋がる方法で問い合わせをするとスムーズでしょう。
▼2-3 幹事代行業者を利用される方
二次会を実施するにあたり代行業者に求めるものをはっきりしておくと業者選びもスムーズです。具体的には、とにかく安く実施したい／負担を軽くしたい／プロに任せて進行をスムーズにしたい／二次会でやりたい事がたくさんある…などなど。
そのポイントを踏まえて代行業者を絞り込みましょう。
業者選びはネットが中心になると思いますが、【◯◯(都市名) 結婚式二次会 代行】のような検索が主流のようです。
たくさん業者があり、プランや個性もそれぞれなので結構悩まれると思いますが、上記で整理した求めるもの(＝軸)を忘れずに！
プランの比較はもちろんですが、前書きやコンセプト等にその代行業者の理想とするパーティ像みたいなものが書き綴られている事が多いので、そちらも参考にすると良いかもしれません。
注意点は、謳いとして「負担０円！」とか「ゲスト様の会費のみ！」とか安さを強く主張する業者さんもいるようですが、パーティを運営するにはそれなりにお金がかかります。
結局見積りでどんどん高額になってしまった… なんてことが無い様、提示金額のプランで何をしてくれるのか、何が付いているのかに着目しましょう。
ただ、詳しいことはやはりネットだと限界がありますので、その点を比較する上で代行業者の下見は最低2～3社はしていただいた方が間違いないと思います。
少し大変ですが上記項目を整理しておけば会場決定後や業者決定後に「思った会場と違った」「やりたい事ができない」「スケジュールに無理がある」というような後悔を最小限に抑えることが可能です。
３.お問い合わせのポイント
では、実際に問い合わせの連絡を入れてみましょう。
ここでも、ご友人に幹事を頼まれる方と代行業者を利用する方で少しだけアドバイスがあります。
▼3-1 共通のポイント
ご友人に幹事を頼まれる方も代行業者を利用される方も共通して言えることは、メールより電話がオススメ。メールも便利ですが、やり取りに時間がかかったり、お二人のご希望が伝わらなかったり、人気のシーズンや日にちだとその間に先約が入ってしまうことも珍しくありません。
可能であれば是非電話で問い合わせを行い、対応するスタッフさんに触れてみて下さい。
▼3-2 ご友人に幹事を頼まれる方
準備段階で絞り込んだパーティ会場に問い合わせを行います。
電話にて問い合わせを行う際は、お店のピーク時間をはずすと良いでしょう。ピークのバタバタしている時だと間違いがあったり聞きたいことを聞きにくかったり…そんな事で会場のイメージを悪くするのはもったいないです！
できればきちんと対応してもらえるようなアイドルタイム（ランチタイム後～ディナー営業のピーク前）やディナー営業のピーク後（お店によりますが20時以降くらい）がオススメです。
そして会場下見の予約ですが、可能であればできるだけ短期間にまとめて下さい。
理想は１日で候補会場を回りきる！
なぜかというと、会場も仮予約の期限が決まっています。できる限り下見した会場を並べて検討したいですよね！？だとすると、短期間にまとめて下見するしか方法がないんです。
また、会場によっては当日の成約特典みたいなものを用意している事があります。通常は見学後そのまま成約で特典、だと思いますがお願いすれば、下見当日は待ってくれるかも…（無理だったらゴメンなさい！）
１日に下見をまとめておけばそういった際にも焦らず検討ができますね！
※実際に下見する際のポイントは【下見編】にてご紹介します
っという事で、会場に問い合わせを入れる際は…
◇ メールよりも電話が理想
◇ 準備で整理した内容を簡潔に伝える
◇ 電話する際は時間に注意
◇ 下見の予約の入れ方に工夫を(できる限りまとめて)
▼3-3 幹事代行業者を利用される方
こちらもやりとりに時間が掛かるという点から、メールよりも電話の方がオススメです。ですが代行業者さんはそのあたり慣れてますので、代行業者の営業時間外に問い合わせを行いたい場合はメールで問い合わせを行い、電話できる日や希望時間を添えておきましょう。
電話で問い合わせをする際は、基本的に土日祝に実際のパーティや打合せを行っていることが多いので、平日に問い合わせ→休日に下見という流れがスムーズだと思います。
パーティ会場は代行業者さんが提案してくれますので、準備段階で整理した内容をしっかりと伝えましょう。特に、開宴時間やエリア・会場の条件等で譲れない点がある場合はこの段階で伝えておけば、下見の際にもより理想に近い会場を探してくれると思いますよ。
また、代行業者さんも成約特典を準備されていることがありますのでこちらもできる限り日にちをまとめて下見できるとベストです。
っという事で、代行業者さんに問い合わせを入れる際は…
◇ 土日祝を外して連絡→自分達の休日に下見できるように！
◇ 準備で整理した内容を簡潔に伝える
◇ パーティを行うにあたっての条件等は、この時点で伝える
◇ 下見の予約の入れ方に工夫を(できる限りまとめて)
以上、結婚式二次会の幹事代行のプロが教えるパーティ準備術①【お問い合わせ編】でした。
二次会会場を決めるための準備は大変ですが、会場選びをしっかりしておけば後々のトラブルや後悔が無く、お二人にとってもゲスト様にとっても、意義のある、心に残る二次会が実現できると思います。
ここが出発地点です！楽しい事だけをたくさん思い浮かべて前進しましょうね！
不定期ですが、次回は
結婚式二次会の幹事代行のプロが教えるパーティ準備術②【下見編】
です！お楽しみに♪
Comments