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結婚式二次会の幹事代行のプロが教えるパーティ準備術②【下見編】

最終更新: 5月28日

はじめに…


前回のブログにて会場を選ぶ際のお問い合わせのポイントをお伝えしました。

今回は実際に下見に行き、会場や代行業者を決定するまでのプロセスの中で、確認すべきポイントを伝授します!


まずは二次会当日を迎えるまでのスケジュールのおさらいです。

▶第一回 二次会準備術【問合せ編】



二次会準備スケジュール


パーティ会場や代行業者へのお問い合わせ

□ お下見(プラン説明や会場見学)

□ 成約手続き

ゲストへの二次会のご案内(招待状やメール)

ご友人に幹事や司会・音響の依頼

 (代行業者を利用の場合は省きます)

お打合せ(幹事様&会場スタッフ or 代行業者)

映像や音楽の再生確認/人数や内容の最終決定

荷物搬入

当日

▶Bridal Veilでのスケジューリングは?



問合せをした会場や代行業者のサロンに足を運ぶため、結婚式の準備がある中で大変かもしれませんが、二次会を成功するための鍵となる会場・業者の決定です!

本編で説明するポイントを利用して効率的な下見を目指してくださいね!





第2回目はコチラ!

結婚式二次会会場又は代行業者への下見編


|目次|
.下見をする上での準備・心構え
.下見のポイント (ご友人に幹事を頼まれる方)
 2-1:アクセス・交通の便
 2-2:パーティ会場
 2-3:レイアウト
 2-4:会場設備
 2-5:会場機材
 2-6:担当者さんや会場スタッフさんの人柄
 2-7:プラン内容
 2-8:オプション内容
 2-9:利用時間
 2-10:料金・持ち込みについて

.下見のポイント (幹事代行業者を頼まれる方)
 3-1:代行業者の特徴・特色
 3-2:プランナーさんの人柄
 3-3:プラン内容・料金
 3-4:オプション内容
 3-5:二次会会場の紹介
 3-6:スケジュール
.成約手続きの注意点



1.下見をするうえでの準備・心構え


なんの準備もなく下見に向かっても「会場見れたー」「担当者から説明受けたー」で終わってしまいます。

最悪、下見当日の印象や特典などで先走った成約をしてしまい、準備~当日にかけて“失敗した…”と後悔する可能性も。

ただ、お先にお話ししてしまいますが、条件に完璧に合う会場や業者はほぼありません!

だから、“ 妥協点をどこに置くか ”そこが重要なんです!

しっかりとした比較検討・成約をするために、下見をする際にもしっかりと準備して下見当日に臨みましょう!


下見の準備や確認しておくポイント・心構えを簡単にまとめましたので参考にしてくださいね。




お問い合わせ編でまとめたポイントを再確認

会場のキャパやゲストの人数・会場や代行業者に求めるもの・料金や予算・最低条件など、問合せをする際に検討した項目。実際の下見で確認するために再度見直しましょう。



下見の予約時間

通常営業のある飲食店やレストランでは、下見の予約時間に遅れてしまうと営業の兼ね合いで時間を後ろに延ばせず、短時間での打合せになってしまう事も。

せっかく担当者や会場が良くても、焦った下見でその印象を下げてしまうのはもったいない!

事前にしっかりと予約時間を確認して、前後のスケジュールにもゆとりを持ちましょう。



下見時に確認する項目をまとめておく

上記の問合せ時のポイントや、後述する下見のポイントなど、下見に行ったら何を確認したり質問するのかを事前にまとめておけるとベストです。

何店舗かを下見する際には、項目が統一されていた方が比較もしやすいですね。



お得な話に注意する

結婚式も二次会も、お金がかかるものです。

プランがあまりにも安かったり、特典の内容があまりにも大きかったりする話には、必ず裏があります。

もちろん企業努力もありますので、全てがそうと言う訳ではありませんが…

例えば、料理が少ない・質が低い、スタッフが少ない、プランに付いているものだけではパーティが出来ない(追加料金が必要)、人件費削減のため対応力が低い…など、安くするために何処か削られている点があるかも。

“ 極端に安い・お得 ”そんなおいしい話には注意してくださいね。

※いろいろな会場や代行業者さんで「下見当日の成約特典」を用意しているところもあります。もちろん、しっかりと検討して成約に価するのであれば喜んで特典をいただきましょう!しかし、特典が良いからと言う理由での成約はやめてください!自分達の望む項目を満たしているか、しっかりと見極める事を忘れないで下さいね!



下見は早めに、検討は短期間で!

良い会場や日程はどんどん埋まっていきます!二次会といっても、早ければ一年を切ったあたりから探し始める新郎新婦様もいます。だいたい半年前から2~3ヶ月前で会場が埋まり始めるので、下見は早めに行い、短期間で集中して比較検討しましょう!



2.下見のポイント (ご友人に幹事を頼まれる方)


以下の項目を参考に、お二人の理想にどれだけ近いかを確認してみて下さいね。

会場の決定後、幹事様にやり取りを引き継がれると思いますので、資料や会場の使い方・注意点などメモにしっかり残しておくことをオススメします。




▼2-1 アクセス・交通の便

最寄りの駅や披露宴会場からの向かい方を実際に行って確認!

また、地図やテキスト情報では分からない会場周りの環境を実際に見て確認しましょう。

二次会の終了は遅い時間になることも多いので治安が良い方が好ましいですね。

また、三次会をお考えの方は近くに出来そうなお店があるかを見ておくのも効率的。

二次会会場に荷物を置くスペースが少ない場合は、コインロッカーの有無なども確認しておきましょう。



▼2-2 パーティ会場

実際の雰囲気はもちろんのこと、広さ・天井高・見渡しの良さ・明るさを中心に見学。

・広さ→WEB等で収容人数の記載があるが、実際に見て無理がないかチェック

・天井高→低すぎると少し人が入っただけで圧迫感が出る

・見渡しの良さ→高砂席からゲストの顔がしっかり見えるか(柱の有無・会場の形)

・明るさ→暗すぎないか、その場合はもっと明るくすることが出来るのか

特に会場の広さは当日のゲストの過ごしやすさを左右する項目!

担当者に“会場のベストの(理想的な)収容人数”を聞いておく事をオススメします。

また、完全貸切でない場合は、他のお客様がどこに滞在されるのかも確認しておきましょう。



▼2-3 レイアウト

メインテーブル・司会者・音響・受付・スクリーンの位置を中心にチェック!

特に司会・音響・受付は幹事様のパーティ進行に係る重要な場所。

幹事様は二次会当日にいろいろな事を確認しながらパーティを進めて行かなくてはならないので、理想は受付も音響も会場の見渡しが良い場所!

また、スクリーンはゲスト全員が見ることが出来る場所の設置がベスト。

他にも余興やゲームをお考えの方は、そのスペースが確保できるか確認しましょう。



▼2-4 会場設備

控室・クロークの有無、トイレや喫煙場所の位置を確認しましょう。

・控室→できればゲスト様と鉢合わせしにくい場所が理想

・クローク(荷物置場)→披露宴からのゲストが多い場合、引き出物の置き場所が大変

・トイレ・喫煙場所→ゲストがパーティから離れる行動なので会場近くが理想

 


▼2-5 会場機材

マイクの本数・音響・映像・照明を中心に確認

・マイク→有線かワイヤレスか、本数は司会用と新郎新婦用で2本以上が理想

・音響→素人でも扱いやすいものか、何を流せるのか(CD・PC・iPodなど)

・映像→対応のメディアを確認(DVD・BD・PCなど)

音響機材はミキサー等あまりさわったことがないものもあると思います。

「実際に流す時はどのように操作するのか」と質問すれば、分かりやすく説明してくれると思いますし、その担当さんの知識も確認できます。

実は二次会当日のトラブルで圧倒的に多いのが音響や映像機材のトラブル。会場の担当さんが操作方法をしっかり把握していれば防げる問題もあるので安心です。

また、照明のスイッチは設置の場所や複雑さなどの点から、会場のスタッフさんしか触れないという事が多いです。演出や映像を見る際など、調光はしてもらえるのかも確認しておきましょう。



▼2-6 担当者さんや会場スタッフさんの人柄

笑顔・誠実さ・知識・責任感・経験など。

こればっかりはいろいろと話しをしてみないと分かりませんし、下見や会場見学の限られた時間に把握するのは無理かもしれません。しかし大事なのは、自分達と“合うか合わないか”すなわちフィーリングだと思います!(個人の主観ですみません 汗)

どんなに優れた担当さんでも、フィーリングが合わなければ、お二人もモチベーションが上がらないでしょう。気持ちよくパーティ当日を迎え、そして心から楽しむことが出来るよう、会場スタッフ様との相性は大事にして下さい。

担当者さんもホールなどの会場スタッフさんも、誠実で思いやりがあればあるほど、お二人やゲスト様を心からお祝いするために頑張ってくれますよ♪



▼2-7 プラン内容 (料理・ドリンク・特典など)

プランにお二人にとって必要なものがどの程度含まれているか、事前準備のポイントに沿ってチェックして下さい。

また、コース内容や特典等サービスの有無も下見時にしっかりと確認すると、後々のトラブル防止につながります。

・料理→提供方法は大皿かビュッフェか、内容は値段に見合ったものか

・ドリンク→提供方法はテーブルオーダーか取りに行くのか、種類は充分か

・乾杯ドリンク→準備の仕方(スムーズに乾杯できるか)

・ウエディングケーキ→準備可能か、金額・サイズ

特に料理のボリュームと味に関しては、説明を受けただけでは把握できません。

気になるお店は実際に食事する事をオススメします。大人数を相手にするパーティ料理と通常営業の料理は、オペレーションの関係で当然質が違いますが、通常営業で美味しい料理を提供するお店であれば、パーティでへたな料理を提供することもないでしょう。

ボリュームについて、料理が足りるかは呼ぶゲスト様によっても左右されますが、「これまでの二次会で料理が足りないということはなかったか」と聞いてみて下さい。

しっかりとした量を提供できている会場さんは自信をもって「足りるから安心して」と答えてくれるはず!もしくは料理が不足した際の対応策を持っています。

自信の無い「足りてます」や言葉が詰まった際は要注意です。



▼2-8 オプション内容

手配可能なオプションの内容を確認しておくと、後々の準備が楽になるかもしれません。

プランに付いてないけど必要なものや、予算次第では欲しい物など金額と合わせてチェックしましょう。



▼2-9 利用時間

会場の入り時間・受付時間・パーティ時間・ゲスト撤収時間・完全撤収時間

・入り時間→会場の飾り付けや受付準備、機材の確認時間が足りるか

・受付時間→ゲスト様の人数に対して受付の時間が足りるか

・パーティ時間→撤収の時間を差し引いて、パーティそのものに使える時間

延長料金が発生する危険性がありますので、何時までにお見送りを完了し、何時までに完全撤収しなければならないのかも、しっかりと確認して下さい。

撤収時間が早ければ、パーティに使える時間も圧迫されてしまいますので要注意です。



▼2-10 料金・持ち込みについて

税込・税抜、追加でかかる料金、念の為の延長料金、キャンセル料金を確認しましょう。

会場によっては、プラン料金の他に貸切料や機材のレンタル料など追加でかかる料金もあります。また、何かあった際にトラブルの元となるキャンセル料については、期間と金額を必ず確認して下さい。その際には、災害時等止む終えない事象についてのキャンセル対応についても合わせて確認を取ることをオススメします。

持ち込みについては、料金のかかるものはあるのかを金額と共にチェックして下さい。

特にケーキやワインなど飲食物の持ち込みをお考えの方は、持込可能か、料金はかかるかを事前に聞いておいたほうが良いでしょう。



3.下見のポイント (幹事代行業者を利用される方)


二次会会場については基本的に代行業者の担当者さんがお二人に合った会場を紹介してくれます。上記友人に幹事を頼まれる方の会場選びのポイントを踏まえながら、特にプラン内容や料金・プランナーさんのお人柄を中心に下見を行いましょう!




▼3-1 代行業者の特徴・特色

お問い合わせ編でお二人が代行業者に求めるものを考えて頂いたと思います。

費用を抑えたいのか、とにかく負担を軽くしたいのか、プロのスムーズなパーティ進行を求めるのか…そのポイントが実際に下見する業者さんの強みと合致しているか確認しましょう。この“条件の不一致”を防げれば、きっと二次会が終わったあとお二人は笑顔でいられるはずです!

基本的にどこの代行業者もサービス内容自体はあまり変わりませんので、全体像よりも“お二人がその業者を選ぶことで得られる一番のメリット”に目を向けてください。



▼3-2 プランナーさんの人柄

笑顔・誠実さ・知識・責任感・経験など。

幹事をご友人に頼まれる場合は【 新郎新婦・幹事様-二次会会場】とシンプルな関係性ですが、代行業者を利用される場合は、【 新郎新婦様-代行業者-二次会会場 】という構図が発生します。

伝言ゲームと一緒です。間に要素を挟む事でリスクが生じます。実際に代行業者を利用する際のトラブルで多いのが、プランナーさんと会場との情報共有が乏しい、伝わっていない、といった点がよく挙がります。

ですので、特に代行業者を利用される方はプランナーさんのお人柄や相性を大事にして下さい。

お二人に代わり二次会会場とのパイプ役を務める責任感、伝言ゲームでも大事な正確性や表現力、そしてお二人の理想の二次会を形にする創造力や提案力。

そんな要素を持った誠実なプランナーさんなら任せて安心ですね。



▼3-3 プラン内容・料金

二次会運営に対して、代行業者がやってくれること、自分達でやらなければならないこと、その線引を必ず確認して下さい。

プランによっては「代行業者を利用しているのに負担が大きかった…」なんてことも。

ただそこは予算との兼ね合いもありますので、“手間が増えても安く”なのか“高くても楽に”なのか、お二人のお考えに合っているのかのチェックが大事です。

そして、そのプランに二次会運営に必要なものがきちんと含まれているか、特にゲーム景品やプチギフトといった今の二次会には当たり前となっている物が充分な内容かも確認して下さい。

プランに含まれていない、もしくは含まれてはいるけど不十分なのであれば追加料金が発生しますし、会場の機材や設備の利用料を別で請求する代行業者もあるようです。

プランナーさんから紹介された二次会会場でパーティを行う場合に、実際にどのくらいの金額がかかるのか見積りを依頼してみましょう。

その際には、お考えのゲスト人数の会費分でどれくらい補えるのか、ザッと計算できるとより具体的に費用イメージが掴めると思います。あらかじめゲストの人数と会費設定を仮で設定しておきましょう。



▼3-4 オプション内容

代行業者さんのプラン内容以外で手配可能なものを事前に知っておくと、後々の二次会準備や、もしかしたら結婚式の準備でも役立つことがあるかもしれません。オプション表の資料をもらうなど軽くで結構ですので確認しておきましょう。

ここで大事なのが、オプション表に含まれるものの持ち込みが可能なのかという点!

カメラマンの依頼や映像制作・ギフトや花束の注文など、代行業者のオプションよりも他で依頼し持ち込んだ方が安く済むということもあります。

こういったオプションを検討されている方は、下見の際に確認しておくと準備がよりスムーズに進みます。



▼3-5 二次会会場の紹介

基本的には、代行業者のサロンで資料や写真を使いお二人の条件に合った会場を何会場か紹介してもらえます。ですので、実際に会場を見学して決定したいという場合は、後日改めてのアポイントメントや、お二人とプランナーさん・希望会場の都合が合えば当日に見学を行うという流れとなります。

あらかじめ目星の二次会会場がある場合は、問い合わせ時にその事を伝え、空き状況や見学の可不可を確認してもらいましょう。

紹介された会場を絞り込む際は、上記【2-1 ご友人に幹事を頼まれる方】を参考にしてみてくださいね!



▼3-6 スケジュール

代行業者を成約してから準備・当日に至るまでのスケジュールを確認して下さい。

スケジュール感に無理はないか、いつまでに何をしなければならないのか等、結婚式の準備と並行して進めて行くことになりますので、お二人の予定も踏まえつつ厳しそうな点があれば事前に相談しておきましょう。

二次会を成功させるために準備はすごーく重要ですし、せっかく代行業者を利用してもやるべきことが溜まって負担に感じてしまってはもったいないので、スケジュールの把握は大事にしてくださいね!



4.成約手続きの注意点


せっかく良い二次会会場・良い代行業者と巡り会えたのに、お金のことや言った言ってないで嫌な思いはしたくないですよね。

成約手続きの際は規約事項や注意事項の説明、及び申込書へのサインなどがあると思いますので、これらの成約手続きはきちんと行い、後々のトラブルになりそうな点や不明点はこの場でしっかりと押さえておきましょう!もちろん上記書類の控えは無くさないようにしっかりと保管してくださいね。




貸切料金/利用料金/特典など

二次会を行うに伴ってかかってくる金額(貸切料金/プラン料金/追加料金/etc)を成約時に再確認!記載内容と下見時の説明に差異はないか、聞き逃した事はないか、成約の際に新たに出てきた項目はないかなど、これから気持ちよく進めていくために再度確認をしましょう。申込書類に記載のない項目、例えばイレギュラーな点に関しての対応説明や特別な特典を受けた場合、できれば書類に追記してもらい、両者で確認を取れるようにしておきます。



最低保証等の利用条件/各種規約事項

大概の二次会会場や代行業者は予約の条件として最低保障料金や最低保障人数の設定があります。当然その条件に金額や人数が満たなければ、精算時にはお二人が負担することとなります。下見の際に説明はあるかと思いますが、改めてその内容に無理はないか確認して下さい。そしてこの条件は最後まで失念しないように気をつけて下さいね!

また、会場使用における規約や代行業者利用の規約も違反すれば当然ペナルティがありますので、一項目ずつ確認し疑問に思うことは質問して全てクリアにしておきましょう。



成約金(申込金・内金)

成約時に支払いが発生するパターンも多いです。それが申込金や内金。

取り扱いによって呼び方が変わりますので、後々戻ってくるお金なのか、返金方法の仕方(精算時に相殺が多いです)、キャンセル時にどうなるのかなどを確認しておきましょう。



キャンセル規定/料金

何があるか分かりませんので、念の為キャンセルについての規定事項と料金はしっかりと説明を受けておきましょう。ポイントは期間・料金・連絡方法・天災地変等の災害時対応。

・期間→例えば1ヶ月・4週間前・30日前。ニュアンスが似ているので注意

・料金→保障の◯%という設定だと思いますが別途かかる項目がないか確認

・連絡方法→電話・メール・その他。電話の場合は休業日の対応方法

・天災地変等→止む終えないキャンセルの場合の対応について





以上、結婚式二次会の幹事代行のプロが教えるパーティ準備術②【下見編】でした。

お仕事や結婚式の準備もある中で、会場や代行業者の決定は大変な作業ですよね。

できれば早く決めてしまって安心したい…そんな想いもあるかもしれませんが、二次会の成功に向けて今回の会場/業者決定はとても大事なポイント!

事細かに長々と綴ってしまい読むのも大変だったと思いますが、土台がしっかりしていればその上にいろいろなものを築きやすくなります!

有意義で楽しい、やってよかったなと思えるような二次会にするため、幸せイメージを膨らませながら前進していきましょう!


最後までお読みいただき本当にありがとうございました!


不定期ですが、次回は

結婚式二次会の幹事代行のプロが教えるパーティ準備術③【ゲスト招待編】

です!お楽しみに♪



「楽しかったね」と、振り返りたくなる二次会をお届けしたい。

安心して楽しむ結婚式二次会の幹事代行プロデュース

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